Die ältesten Gaggenauer Bestände mit Stadtteil Ottenau reichen bis Mitte des 17. Jahrhunderts zurück.
Leider weisen sie Lücken auf, die durch Brand während der Luftangriffe des II. Weltkriegs entstanden sind.
Akten (z.B. Bauangelegenheiten, Gewerbe und Vereine) sind bereits aus dem Jahre 1811 vorhanden, Amtsbücher (z.B. Fremdenbücher, Gemeinderatsprotokolle, Waisenbücher) ab 1822 und Rechnungen (z.B. Schatzungsrenovation, Bürgermeisterei- und Schulfondsrechnung) ab 1652.

Die Archivalien der in den 70er Jahren eingegliederten Gemeinden reichen weiter zurück, wie z.B. das Urteils- und Gerichtsbuch der Gemeinde Oberweier ab 1529 sowie die Waldakten ab 1532 oder Rotenfelser Nachlasssachen ab 1724.
Die archivischen Sammlungen mit ihren Postkarten, Fotos, Dias, Stichen, Druckschriften und der Stadtgeschichtlichen Sammlung, deren Schwerpunkt in Vereins- und Industriegeschichte liegt, sind eine ideale Ergänzung zu den Akten- und Rechnungsbeständen und werden zahlreich in Anspruch genommen.

Abt. Gaggenau, Stadt Gaggenau mit Ottenau,
A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Freiolsheim, Gemeinde Freiolsheim mit Moosbronn und Mittelberg, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Hörden, Gemeinde Hörden, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Michelbach, Gemeinde Michelbach, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Oberweier, Gemeinde Oberweier, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Rotenfels, Gemeinde Bad Rotenfels mit Winkel, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Selbach, Gemeinde Selbach, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. Sulzbach, Gemeinde Sulzbach, A, AB, R (Akten, Amtsbücher, Rechnungen)

Abt. 1 und 2, Stadt Gaggenau Akten (nach der Eingemeindung)

Abt. R, Stadt Gaggenau Rechnungen (nach der Eingemeindung)

Abt. B, Stadt Gaggenau und Stadtteile Grundbücher

Abt. K, Stadt Gaggenau und Stadtteile Karten und Pläne

Abt. U, Urkunden

Abt. N, Nachlässe

Abt. AS, Archivische Sammlungen

Abt. L, Bibliothek

Die rund 2500 Bände umfassende verwaltungs-, stadt- und regionalgeschichtliche Bibliothek beginnt im 19. Jahrhundert.