Das Kreisarchiv Heilbronn ist zuständig für die Überlieferung des Landratsamtes Heilbronn mit sämtlichen Außenstellen. Weiterhin für die Überlieferung der inzwischen aufgehobenen Vorgängerbehörden (Landratsämter Sinsheim, Mosbach, Buchen und Schwäbisch-Hall), sofern sie nicht im Landesarchiv Baden-Württemberg verwahrt wird. Im Rahmen der kommunalen Archivpflege berät es zudem die kreisangehörigen Städte und Gemeinden in archivfachlichen Angelegenheiten.